De betekenis van kantoorautomatisering

Het woord kantoorautomatisering is een woord dat bij veel mensen vragen oproept over wat het betekent. Het is duidelijk dat er in een kantooromgeving iets geautomatiseerd wordt. Maar wat wordt er geautomatiseerd? Heeft kantoorautomatisering altijd betrekking op ICT of heeft het een bredere betekenis?

Brede betekenis van het woord automatisering

Het online woordenboek Wiktionary definieert het woord als een fenomeen dat betrekking heeft op de economie, waarbij productie-processen door machines worden uitgevoerd. Als tweede definitie van het woord noemt het bedrijven die zich bezighouden met de levering of het onderhoud van dergelijke machines.

Met deze brede definitie van het woord vallen veel dingen onder de noemer automatisering. En hiermee is automatisering iets dat al eeuwen aan de gang is en tegenwoordig de meeste aspecten van het dagelijks leven behelst. Met de introductie van de auto werd het vervoer per paard bijvoorbeeld geautomatiseerd. En met de introductie van computers waar je emails mee kunt typen is de correspondentie per brief geautomatiseerd.

Op basis van deze brede definitie heeft het woord kantoorautomatisering betrekking op alles wat in een kantoorcontext door machines wordt overgenomen. Dit behelst daarmee dus onder andere de computers waar mensen op werken, de auto waarmee ze naar de klant rijden en het koffiezetapparaat waar de hele afdeling gebruik van maakt.

Specifiekere betekenis van het woord automatisering

Van Dale, het leidende woordenboek in het Nederlandse taalgebied, definieert automatisering als iets dat een overgang richting computers om het lijf heeft. Als voorbeeld geeft het dat computers bepaalde banen overbodig kunnen maken.

Dit is een veel nauwere definitie van het woord kantoorautomatisering. En een definitie van het woord dat aansluit bij hoe veel mensen het in de praktijk gebruiken. In principe kan kantoorautomatisering betekenen dat mensen koffie uit een koffiezetautomaat halen. Maar dit staat ver af van hoe het in de praktijk vaak wordt gebruikt.

Kantoorautomatisering behelst in de praktijk meer dan alleen computers

Waar de Van Dale het woord kantoorautomatisering definieert als iets dat betrekking heeft op computers, is hoe het woord in de praktijk wordt gebruikt wel iets breder dan dat. Met de introductie van handheld devices, is kantoorautomatisering een begrip geworden dat betrekking heeft op apparatuur dat chips gebruikt die vergelijkbaar zijn met de chips die in computers worden gebruikt.

Een voorbeeld hiervan is de mobiele telefoon. Veel organisaties gebruiken mobiele telefoons om werknemers in staat te stellen hun werk efficiënter uit te laten voeren. Een voorbeeld hiervan is gemeentes die mensen die de straat schoonvegen foto’s laten maken om het resultaat van hun werk inzichtelijk te maken.

Er zijn echter veel meer apparaten die gebruikt worden die lijken op computers. Een voorbeeld hiervan zijn e auto’s met camera’s op het dak die rondrijden en kijken of er parkeergeld is betaald voor geparkeerde auto’s. De camera’s herkennen de kentekens van de auto’s waar ze langs rijden. Met behulp van software wordt er voor iedere auto automatisch in een database opgezocht of er parkeergeld is betaald. Als blijkt dat er geen parkeergeld is betaald, dan wordt er automatisch een boete verstuurd. Hiermee is het werk van de parkeerwacht, die per auto keek of er een briefje achter het raam lag, overbodig gemaakt. Het is echter niet per se een computer die zijn werk overbodig heeft gemaakt. De auto op zich is de automatisering. Daarmee is kantoorautomatisering dus een breder begrip dan alleen iets wat op computers betrekking heeft.

Lees ook De betekenis van bode