De betekenis van Lean ondernemen
Lean is een bedrijfsstrategie waarbij het creëren van toegevoegde waarde voor de klant centraal staat. Met de Lean-methode zoek je binnen de organisatie naar verspilling, dus alles wat geen waarde toevoegt voor de klant. Die verspilling haal je vervolgens systematisch weg. Op die manier bespaar je kosten en werk je sneller. De methode vraagt vooral om een andere blik op het werk: voegt elke taak iets toe voor de klant?
Wat betekent Lean?
Het Engelse woord lean betekent letterlijk ‘slank’. Binnen de methode wordt daarmee bedoeld dat de processen zo ingericht zijn dat alleen noodzakelijke en waardevolle activiteiten overblijven. Het doel is een organisatie die efficiënter werkt, maar wel oog houdt voor kwaliteit en klantwaarde. Dat kan ook de klantenbinding versterken.
Binnen Lean staan in de basis drie vragen centraal. Wat vindt de klant waardevol en hoe bereik je die waarde? Waar ontstaat verspilling? Hoe verbeter je het proces continu?
Het ontstaan van de Lean-methode
De basis van Lean komt van Toyota. Daar werd besloten dat een bedrijfsproces alleen nut heeft als de klant ervoor wil betalen of erop wil wachten. Alle andere processen zijn verspilling en overbodig. Deze methode werd in de jaren tachtig geïntroduceerd als ‘Lean’ door twee Amerikaanse onderzoekers van het Massachusetts Institute of Technology.
De definitie van verspilling binnen Lean
Lean onderscheidt acht vormen van verspilling:
- Transport: onnodige verplaatsing van producten, materialen of informatie.
- Inventory: meer voorraad of werk hebben dan nodig is.
- Motion: onnodige bewegingen van medewerkers of machines.
- Waiting: wachten op informatie, materialen, systemen of collega’s.
- Overproduction: eerder of meer produceren dan nodig is.
- Overprocessing: werk doen dat geen extra waarde oplevert.
- Defects: fouten waardoor je iets opnieuw moet doen of herstellen.
- Skills: kennis en talent van medewerkers onvoldoende benutten.
Verspilling kan opgelost worden door processen efficiënter in te richten. Of door processen te automatiseren of uit te besteden, zodat er binnen het bedrijf zelf meer ruimte is voor andere zaken. Je kunt bijvoorbeeld de marketing, IT, fulfilment of kostenadministratie uitbesteden.
Stappenplan voor het uitvoeren van Lean
Lean bekijkt processen vanuit de klant en vermindert daarna activiteiten zonder toegevoegde waarde. Daarvoor gebruik je vijf kernprincipes als stappenplan:
- Value: bepaal wat de klant echt belangrijk vindt en waarvoor hij wil betalen. Dat moet het uitgangspunt van alle processen worden.
- Value stream: breng alle stappen in kaart die op dit moment nodig zijn om een product of dienst te leveren. Zo zie je waar waarde ontstaat en waar verspilling zit.
- Flow: laat het werk zo soepel mogelijk verlopen, met zo min mogelijk verspilling.
- Pull: lever pas wanneer er vraag naar is. Dat voorkomt onnodige voorraad en overproductie.
- Perfection: blijf verbeteren. Herhaal deze stappen en bekijk periodiek waar verdere verbetering nodig is.
De voordelen van Lean
Lean kan processen efficiënter en voorspelbaarder laten verlopen. Omdat je elke stap kritisch bekijkt, wordt zichtbaar waar tijd, capaciteit of middelen verloren gaan. Dat kan zorgen voor kortere doorlooptijden, minder fouten, lagere kosten en betere kwaliteit van de geleverde producten of diensten. Daarnaast focus je op de behoeften van de klanten, waardoor er meer waarde voor hen wordt gecreëerd. Daardoor kan de klanttevredenheid verbeteren.
Praktisch aan de slag met Lean in je organisatie
Een paar punten bepalen of Lean in de praktijk slaagt. Zo moet het management echt achter de methode staan en actief meedenken over veranderingen. Medewerkers moeten ook kunnen meedenken; zij werken immers elke dag binnen het proces. Je begint met een kleine verbetering en probeert deze uit. Als het resultaat bevalt, voer je de verbetering definitief door. Zo niet, dan pas je de aanpak aan. Herhaal deze stappen dan en plan vaste momenten in om de processen opnieuw te bekijken.
Lean is geen eindpunt, maar een manier van werken. Het uiteindelijke doel is om waarde voor de klant te creëren. Dat kan met grote aanpassingen in het proces, maar ook met kleine, precieze verbeteringen. Tijd om te beginnen met brainstormen dus: waar kun jij het proces in jouw bedrijf efficiënter maken?
